Beim Erstkontakt zwischen einem Hausbesitzer und einem zugelassenen Energieberater wird eine Vor-Ort Begehung vereinbart. Im Vorgespräch teilt der Hausinhaber dem Energieberater mit, welche Leistung er beauftragen möchte, also entweder einen Energiebedarfsausweis, der das komplette Gebäude energetisch beurteilt, oder einen Energieverbrauchsausweis, der den Energieverbrauch des Gebäudes beurteilt oder einen umfassenden Energieberatungsbericht mit sämtlichen möglichen Sanierungsvorschlägen. Der Energieberater nimmt bei diesem Termin ein Tablet mit digitalen Erfassungsbögen oder Erfassungsbögen auf Papier mit, um alle relevanten Gebäudedaten ordentlich aufzunehmen.

Beim Vor-Ort-Termin geht der Energieberater mit dem Hausbesitzer durch das gesamte Gebäude, vom Keller bis zum Dach. Bei diesem Rundgang teilt der Hausbesitzer dem Energieberater mit, ob Sanierungen in der Vergangenheit schon durchgeführt oder angedacht wurden. Auch weitere relevante Informationen über das Gebäude oder das Nutzerverhalten der Bewohner teilt der Hausbesitzer dem Energieberater mit. Der Energieberater inspiziert das Haus und nimmt alle relevanten Gebäudedaten auf. Er begutachtet die Fenster, die Außenwände von innen und außen, alle Heizkörpergrößen und Arten, er begutachtet vorhandene Dämmungen an Außenwänden, Kellerdecken, Geschossdecken und Dach oder das Fehlen dieser Dämmungen. Er kontrolliert die Außenbereiche des Gebäudes auf mögliche Verschattungen durch Bäume oder Fenster-Rollläden, die er ebenfalls in seine Erfassungsbögen aufnimmt. Er inspiziert besonders den Keller und das Dach auf eventuelle Nutzung durch die Bewohner. Vom Hausbesitzer erhält er alle Grundrisspläne und sonstigen relevanten Daten des Hauses, wie bauliche Veränderungen, den Schichtaufbau der Außenwände und die verbauten Materialien und Dicken. Sollten keine Grundrisspläne vorhanden sein, misst der Energieberater alle Räume selbst aus. Diese Daten sind wichtig um die Wärmedurchgangskoeffizienten (U-Werte) aller Bauteile zu berechnen, falls sie nicht in den Grundrissplänen vermerkt worden sind. Abschließend nimmt der Energieberater die Daten des Wärmeerzeugers und der Warmwasserbereitung inklusiv der Leitungsdämmung auf. Der Energieberater dokumentiert wichtige Gebäudespezifikationen mit Fotos, die ihm später bei der Berechnung im Büro helfen.

Der Energieberater scannt zunächst alle Grundrisspläne nacheinander ein und speichert sie als PDF-Dokument in einer Datei unter dem Namen des Hausbesitzers ab. Als Nächstes öffnet er eine für Energieausweise zertifizierte und zugelassene Software. In der ersten Eingabemaske gibt er die Daten des Hauseigentümers sowie Adresse, Lage, Ort, sowie Ausrichtung des Gebäudes ein. Dann lädt er ein Foto vom Gebäude hoch, das später auch auf dem Energieausweis angezeigt wird. Dann öffnet er den eingescannten Grundrissplan eines beliebigen Geschosses und legt diesen unter das in der Software integrierten Zeichentools. Dann kalibriert er zunächst den Maßstab des eingescannten Grundrisses mit dem Maßstab des Zeichentools. Dann zeichnet er zuerst die Außenwände, dann die Innenwände, dann die Fenster und Türen nach, wobei der Originalgrundriss unter der Zeichnung liegt und immer sichtbar ist. Er gibt beim Nachzeichnen alle Wanddicken der Innen- und Außenwände ein, sowie die Maße der Fenster, der Türen und der sonstigen baulichen Begebenheiten. Dann teilt er der Software mit, wie viel Geschosse inklusiv der Geschosshöhen das Gebäude hat, und kann nun Geschoss für Geschoss das Haus im realen Maßstab nachzeichnen. Auch Balkone, Dacherker, Aussparungen und Dach zeichnet er ein. So baut der Energieberater das ganze Haus vom Kellergeschoss bis zum Dach auf und kann sich das Gebäude während des Zeichnens in 3D anzeigen lassen, um es mit den Plänen, den Fotos und den Eindrücken der Begehung zu vergleichen. Sollten keine Grundrisspläne vorhanden sein, zeichnet der Energieberater das Gebäude anhand seiner eigenen Skizzen und Maßen mit dem Zeichentool. Als Nächstes klickt er alle Bauteile, wie Wände, Kellerdecken, Geschossdecken, Fenster, Türen und Dach an und gibt die dazugehörigen U-Werte ein. Sollten keine U-Werte vorhanden sein, kann er sie entweder mit Hilfe der Gebäudetypologie (Baujahr) auswählen oder durch die Materialien und Dicken mit dem U-Wert Tool berechnen lassen. Dann klickt er alle Außenwände an und teilt der Software mit, welche an Außenluft grenzen und welche an Nachbargebäude. Sind die Daten aller Bauteile mit allen U-Werten eingegeben, geht der Energieberater Geschoss für Geschoss durch und gibt der Software an, ob es sich bei jedem Raum um einen beheizten oder einen unbeheizten Raum handelt, oder ob es sich um einen Wohnraum, einen Flur oder ein Badezimmer handelt, so dass die Software die Raumtemperaturen festlegen und die Räume farblich kennzeichnen kann. Als nächstes gibt der Energieberater die aufgenommenen Daten der Heizung und der Warmwasseranlage inklusiv der Leitungsdämmung ein. Dann werden die Systemtemperaturen der bestehenden Anlage eingegeben, inklusiv aller benötigten Angaben zur verbauten Anlagentechnik, also die Wärme- und Warmwassererzeugung, die Verteilung durch das Rohrsystem, die Pumpen, die Rohrisolierung bis zur Wärmeübergabe durch die Heizkörper. Für die Berechnung eines Energieausweises fragt die Software nach mindestens zwei möglichen Sanierungen. Im Nächsten Schritt lässt sich der Energieberater eine Liste aller Bauteile des Gebäudes anzeigen. So sieht er alle Wände, Fenster, Türen, Kellerdecken, oberste Geschossdecken, Dach und die verbaute Anlagentechnik, und deren genauen Einbauort im Gebäude, und berechnet mögliche Sanierungen durch beispielsweise den Austausch der Fenster, der nachträglichen Dämmung der Außenwände, der Kellerdecke, der obersten Geschossdecke, des Daches oder dem Austausch der Heizungs- und Warmwasseranlage. Er klickt ein bestimmtes Bauteil, beispielsweise eine Wand oder ein Fenster an, und sucht aus einer umfangreichen Liste ein effizienteres Fenster oder eine bessere oder dickere Dämmung aus, und sieht sofort die Berechnung der neuen Energieeffizienz des Bauteils und wie sich dadurch die gesamte Energieeffizienz des Gebäudes verbessert. Auch energetische Verbesserungen in der Anlagentechnik, den Systemtemperaturen, den Pumpen oder der Leitungsdämmung kann der Energieberater auswählen und sich durchrechnen lassen. Hierfür existiert eine umfangreiche Bauteil- und Maßnahmenliste, um alle energetischen Verbesserungen berechnen und sich anzeigen zu lassen. Nachdem der Energieberater mögliche energetische Maßnahmen berechnet und durchgespielt hat, wählt er zwei sinnvolle Sanierungen aus, und lässt sich die Wirtschaftlichkeit mit allen Kosten, von den Sanierungskosten bis zur Energieeinsparung und Amortisierung, und die damit erreichte Energieeffizienz, anzeigen. In der letzten Anzeigemaske kann der Energieberater entscheiden, welche Art Energieausweis ausgedruckt werden soll. Kurz vor dem Ausdruck des Ausweises fordert er elektronisch vom Deutschen Institut für Bautechnik (DIBt) eine Registriernummer an, die sofort elektronisch in den Energieausweis eingefügt wird und die der Energieberater in Vorkasse bezahlen muss. Durch diese Registriernummer kann das Institut jederzeit Kontrollen durchführen, ob der Energieausweis und die Berechnungen plausibel sind. Dann legitimiert sich der Energieberater mit seiner vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erteilten Energieberater-Nummer und druckt den, von der Software erstellten, Energieausweis aus und unterschreibt ihn.

Der fünfseitige und farbige Energieausweis wird dann entweder gebunden oder geheftet und per Übergabe-Einschreiben an den Hausbesitzer geschickt oder in einem persönlichen Termin übergeben und erklärt. Dabei lassen sich auch sinnvolle Sanierungen und das weitere Vorgehen ausführlich besprechen oder weitere Leistungen beauftragen, sollte der Energieberater über ein Firmennetzwerk verfügen, mit denen er schon erfolgreich und vertrauensvoll zusammengearbeitet hat.